Przetarg 12557423 - Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z...

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie oraz uruchomienie systemu informatycznego wspierającego pracę Starostwa Powiatowego w Łowiczu, obejmującego:● system intranetowy,● platformę zarządzania wiedzą opartą o mechanizmy AI (RAG),● chatbot pracowniczy oraz chatbot dostępny na stronie głównej Zamawiającego służący odciążeniu pracowników przez automatyzację powtarzalnych zapytań,● asystenta instalowanego we wtyczce oprogramowania e-mail,● funkcje wspierające pracę urzędników (AI asystent),● szkolenia oraz wsparcie powdrożeniowe,● dostawę infrastruktury sprzętowej niezbędnej do uruchomienia i eksploatacji systemu.3.2. System ma umożliwiać centralizację wiedzy organizacji, usprawnienie dostępu do informacji oraz wsparcie pracowników w realizacji zadań poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji.Kluczowe funkcje systemu: kompleksowego AI-owego Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG.RAG:• Wyszukiwanie Ekspertów: System analizuje bazę wiedzy oraz historię zadań, aby wskazać najbardziej kompetentnych pracowników do realizacji danego zadania.• Sugerowanie Zastępstw: W przypadku nieobecności pracownika system automatycznie sugeruje najlepsze zastępstwo, uwzględniając kompetencje i dostępność.• Automatyczne Odpowiedzi: System odpowiada na rutynowe pytania, oszczędzając czas pracowników i umożliwiając im koncentrację na bardziej skomplikowanych zadaniach.• Wyszukiwanie Dokumentów: Chatbot pomaga w szybkim znalezieniu potrzebnych informacji w firmowej bazie danych.• Monitorowanie Terminów: System przypomina o zbliżających się terminach, analizuje ryzyko opóźnień i proponuje działania naprawcze.• Wsparcie HR: Pomaga w automatyzacji procesów HR, takich jak składanie wniosków urlopowych czy zgłaszanie nieobecności.Przedmiot zamówienia: Kluczowe funkcje systemu intranet:• Strona główna w Intranecie,• Baza wiedzy,• Baza pracowników / Książka adresowa• Baza formularzy• Struktura organizacyjna• Kalendarz wydarzeń• Rezerwacje zasobów• Aktualności• Katalog linkówa realizowany będzie w ramach projektu Nr FELD.08.05-IZ.00-0019/24-00 pn.: „Synergia w Starostwie Powiatowym w Łowiczu”.” w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027, Priorytet FELD.08 Fundusze Europejskie dla edukacji i kadr w Łódzkiem, Działanie FELD.08.05 Poprawa organizacji pracy.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 2 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

FIZ.272.14.2026


UWAGA ZMIANA OGŁOSZENIA
Sprostowanie BZP nr: 2026/BZP 00281904/01 z dnia: 2026-06-09
3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia: SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW 3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić: 5.4. Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu Przed zmianą:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej;
Zamawiający, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie doświadczenia, uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, co najmniej jedną (1) usługę polegającą na dostawie, wdrożeniu, konfiguracji lub rozwoju systemu informatycznego, o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto.
Wykazywana usługa musi obejmować co najmniej dwa z następujących elementów:
a) wdrożenie systemu dostępnego dla użytkowników przez przeglądarkę internetową, w szczególności portalu, intranetu, platformy wiedzy, systemu obiegu informacji lub innego systemu webowego;
b) integrację systemu z innymi systemami, źródłami danych, usługą katalogową, pocztą elektroniczną, zasobami plikowymi lub serwisem internetowym;
c) wdrożenie funkcjonalności związanych z wyszukiwaniem, przetwarzaniem, analizą lub prezentacją danych albo dokumentów;
d) wdrożenie funkcjonalności automatyzujących obsługę użytkowników, w szczególności chatbota, asystenta wirtualnego, formularzy, mechanizmów powiadomień lub podobnych narzędzi wspierających użytkowników końcowych;
e) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników lub administratorów wdrożonego systemu.

Zamawiający, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie dysponowania osobami, uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej:
1) jedną (1) osobą na stanowisku Kierownika Projektu, spełniającą następujące wymagania:
a) minimum 7 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami IT,
b) Kierownik Projektu skierowany do realizacji zamówienia musi posiadać doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu, koordynatora projektu lub osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektem przy realizacji co najmniej 2 projektów, każdy o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto. W ramach wykazanych projektów Kierownik Projektu musi potwierdzić doświadczenie w co najmniej dwóch z następujących obszarów:
 wdrożenie lub rozwój systemu wykorzystującego sztuczną inteligencję, przetwarzanie danych lub rozwiązania klasy chatbot/AI;
 realizację lub nadzór nad wdrożeniem rozwiązania chatbotowego lub systemu AI wykorzystywanego w środowisku produkcyjnym i udostępnionego użytkownikom końcowym, w tym np. w serwisie internetowym;
 realizację wdrożenia systemu dostępnego publicznie, np. na stronie internetowej lub portalu.
c) posiadanie doświadczenia w zarządzaniu zespołem projektowym obejmującym specjalistów IT (np. developerów, analityków, specjalistów AI),
2) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. AI / RAG, spełniającą następujące wymagania:
a) posiadającą minimum 3 lata doświadczenia w projektach związanych ze sztuczną inteligencją,
b) posiadającą doświadczenie obejmujące realizację projektów informatycznych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, w szczególności:
 JavaScript (JS), HTML,
 React.js lub React Native,
 Node.js,
 Python,
 środowiska chmurowe (np. Google Cloud Platform – GCP),
 narzędzia automatyzacji (np. n8n),
c) posiadającą minimum 4 lata doświadczenia komercyjnego w realizacji projektów IT,
d) posiadającą doświadczenie w realizacji rozwiązań wykorzystujących co najmniej jeden z poniższych obszarów:
 modele językowe (LLM),
 systemy wyszukiwania semantycznego lub RAG,
 przetwarzanie dokumentów i danych tekstowych,
 systemy oparte o analizę języka naturalnego (NLP),
e) znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem danych i prywatnością w kontekście przetwarzania danych,
f) posiadanie certyfikatu branżowego, np. Google Cloud Certified Associate Cloud Engineer lub równoważnego.
3) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. infrastruktury / DevOps, spełniającą następujące wymagania:
a) posiadającą minimum 3 lata doświadczenia w instalacji, konfiguracji oraz utrzymaniu infrastruktury serwerowej,
b) posiadającą doświadczenie w pracy z systemami serwerowymi, w tym:
 systemy operacyjne klasy Linux lub Windows Server,
 konfiguracja środowisk serwerowych (on-premise lub chmurowych),
c) posiadającą doświadczenie w przygotowaniu i utrzymaniu środowisk dla aplikacji webowych, w tym:
 konfiguracja usług aplikacyjnych,
 zarządzanie dostępem i uprawnieniami,
d) posiadającą doświadczenie w zakresie:
 konfiguracji sieci i podstaw bezpieczeństwa (np. firewalle, dostęp zdalny),
 zarządzania zasobami serwera (CPU, RAM, dyski),
 konfiguracji kopii zapasowych (backup),
e) posiadającą doświadczenie w utrzymaniu systemów działających w trybie ciągłym (24/7),
f) posiadającą doświadczenie w monitorowaniu działania systemów oraz reagowaniu na incydenty,
g) posiadającą znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem infrastruktury IT oraz ochroną danych.
4) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. szkoleń, spełniającą następujące wymagania:
a) posiadającą co najmniej 2-letnie doświadczenie w pracy szkoleniowej,
b) w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających termin składania ofert przeprowadził co najmniej 3 szkolenia w wymiarze co najmniej 8 godzin szkoleniowych (1 godz. szkoleniowa = 45 min.) każde, dla min. 10 osób każde, przy czym wykazane szkolenia musiały dotyczyć co najmniej dwóch z następujących obszarów tematycznych:
 wykorzystania systemów sztucznej inteligencji, modeli językowych, rozwiązań klasy chatbot/AI lub systemów RAG;
 praktycznego wykorzystania narzędzi informatycznych w pracy użytkowników końcowych, w tym wyszukiwania informacji, pracy z dokumentami, generowania treści lub automatyzacji czynności;
 obsługi systemów intranetowych, portali, platform wiedzy lub systemów udostępnianych użytkownikom przez przeglądarkę internetową;
 administracji, konfiguracji, zarządzania użytkownikami, uprawnieniami, bezpieczeństwem lub utrzymaniem systemów informatycznych.
Uwaga:
Zamawiający dopuszcza łączenie ww. funkcji.
Jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, w którym zostanie on opublikowany.
Po zmianie:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej;
Zamawiający, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie doświadczenia, uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, co najmniej jedną (1) usługę polegającą na dostawie, wdrożeniu, konfiguracji lub rozwoju systemu informatycznego, o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto.
Wykazywana usługa musi obejmować co najmniej dwa z następujących elementów:
a) wdrożenie systemu dostępnego dla użytkowników przez przeglądarkę internetową, w szczególności portalu, intranetu, platformy wiedzy, systemu obiegu informacji lub innego systemu webowego;
b) integrację systemu z innymi systemami, źródłami danych, usługą katalogową, pocztą elektroniczną, zasobami plikowymi lub serwisem internetowym;
c) wdrożenie funkcjonalności związanych z wyszukiwaniem, przetwarzaniem, analizą lub prezentacją danych albo dokumentów;
d) wdrożenie funkcjonalności automatyzujących obsługę użytkowników, w szczególności chatbota, asystenta wirtualnego, formularzy, mechanizmów powiadomień lub podobnych narzędzi wspierających użytkowników końcowych;
e) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników lub administratorów wdrożonego systemu.

Zamawiający, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie dysponowania osobami, uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej:
1) jedną (1) osobą na stanowisku Kierownika Projektu, spełniającą następujące wymagania:
a) minimum 7 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami IT,
b) Kierownik Projektu skierowany do realizacji zamówienia musi posiadać doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu, koordynatora projektu lub osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektem przy realizacji co najmniej 2 projektów, każdy o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto. W ramach wykazanych projektów Kierownik Projektu musi potwierdzić doświadczenie w co najmniej dwóch z następujących obszarów:
 wdrożenie lub rozwój systemu wykorzystującego sztuczną inteligencję, przetwarzanie danych lub rozwiązania klasy chatbot/AI;
 realizację lub nadzór nad wdrożeniem rozwiązania chatbotowego lub systemu AI wykorzystywanego w środowisku produkcyjnym i udostępnionego użytkownikom końcowym, w tym np. w serwisie internetowym;
 realizację wdrożenia systemu dostępnego publicznie, np. na stronie internetowej lub portalu.
c) posiadanie doświadczenia w zarządzaniu zespołem projektowym obejmującym specjalistów IT (np. developerów, analityków, specjalistów AI),
2) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. AI / RAG, spełniającą następujące wymagania:
a) posiadającą minimum 3 lata doświadczenia w projektach związanych ze sztuczną inteligencją,
b) posiadającą doświadczenie obejmujące realizację projektów informatycznych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, w szczególności:
 JavaScript (JS), HTML,
 React.js lub React Native,
 Node.js,
 Python,
 środowiska chmurowe (np. Google Cloud Platform – GCP),
 narzędzia automatyzacji (np. n8n),
c) posiadającą minimum 4 lata doświadczenia komercyjnego w realizacji projektów IT,
d) posiadającą doświadczenie w realizacji rozwiązań wykorzystujących co najmniej jeden z poniższych obszarów:
 modele językowe (LLM),
 systemy wyszukiwania semantycznego lub RAG,
 przetwarzanie dokumentów i danych tekstowych,
 systemy oparte o analizę języka naturalnego (NLP),
e) znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem danych i prywatnością w kontekście przetwarzania danych,

3) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. infrastruktury / DevOps, spełniającą następujące wymagania:
a) posiadającą minimum 3 lata doświadczenia w instalacji, konfiguracji oraz utrzymaniu infrastruktury serwerowej,
b) posiadającą doświadczenie w pracy z systemami serwerowymi, w tym:
 systemy operacyjne klasy Linux lub Windows Server,
 konfiguracja środowisk serwerowych (on-premise lub chmurowych),
c) posiadającą doświadczenie w przygotowaniu i utrzymaniu środowisk dla aplikacji webowych, w tym:
 konfiguracja usług aplikacyjnych,
 zarządzanie dostępem i uprawnieniami,
d) posiadającą doświadczenie w zakresie:
 konfiguracji sieci i podstaw bezpieczeństwa (np. firewalle, dostęp zdalny),
 zarządzania zasobami serwera (CPU, RAM, dyski),
 konfiguracji kopii zapasowych (backup),
e) posiadającą doświadczenie w utrzymaniu systemów działających w trybie ciągłym (24/7),
f) posiadającą doświadczenie w monitorowaniu działania systemów oraz reagowaniu na incydenty,
g) posiadającą znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem infrastruktury IT oraz ochroną danych.
4) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. szkoleń, spełniającą następujące wymagania:
a) posiadającą co najmniej 2-letnie doświadczenie w pracy szkoleniowej,
b) w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających termin składania ofert przeprowadził co najmniej 3 szkolenia w wymiarze co najmniej 8 godzin szkoleniowych (1 godz. szkoleniowa = 45 min.) każde, dla min. 10 osób każde, przy czym wykazane szkolenia musiały dotyczyć co najmniej dwóch z następujących obszarów tematycznych:
 wykorzystania systemów sztucznej inteligencji, modeli językowych, rozwiązań klasy chatbot/AI lub systemów RAG;
 praktycznego wykorzystania narzędzi informatycznych w pracy użytkowników końcowych, w tym wyszukiwania informacji, pracy z dokumentami, generowania treści lub automatyzacji czynności;
 obsługi systemów intranetowych, portali, platform wiedzy lub systemów udostępnianych użytkownikom przez przeglądarkę internetową;
 administracji, konfiguracji, zarządzania użytkownikami, uprawnieniami, bezpieczeństwem lub utrzymaniem systemów informatycznych.
Uwaga:
Zamawiający dopuszcza łączenie ww. funkcji.
Jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, w którym zostanie on opublikowany.
3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia: SEKCJA VIII - PROCEDURA 3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić: 8.1. Termin składania ofert Przed zmianą:
2026-06-11 10:00
Po zmianie:
2026-06-12 10:00
3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić: 8.3. Termin otwarcia ofert Przed zmianą:
2026-06-11 10:30
Po zmianie:
2026-06-12 10:30